У нас достаточно технологий, но организовать конференц-связь по-прежнему бывает непросто. Мэтью Дженкин рассказывает, как заставить технологии работать на вас.
Нравится вам это или нет, но конференц-связь очень важна при коммуникации с работниками в эпоху, когда все больше компаний переходят на удаленное сотрудничество. Конференц-звонки могут стать прекрасным способом взаимодействия с командами, работающими удаленно, но могут и оказаться самой большой угрозой для их продуктивности.
Люди перебивают друг друга, звонок прерывается, и сотрудникам очень просто потерять нить разговора. Более того, опрос компании Intercall (1) показал, что большинство сотрудников (65%) во время конференц-звонка параллельно занимаются другими делами. Больше половины людей едят во время конференц-звонка, чуть менее половины находятся в ванной, один из пяти ходит по магазинам, один из одиннадцати тренируется, а 6% принимают другие звонки.
53% людей пользуются возможностью работать удаленно (2) в течение недели. В этой статье мы рассмотрим семь способов идеально провести конференц-звонок с такими сотрудниками.
День и время действительно имеют значение
Найти свободное место для конференц-звонка в ежедневнике каждого сотрудника — нелегкая задача, особенно если ваша команда работает удаленно в разных странах и разных часовых поясах. Однако исследование показало, что правильный выбор времени необходим для получения максимальной выгоды от виртуального совещания.
Утро — время нашей максимальной продуктивности. Бихевиорист Дэн Ариели (3) утверждает, что пик нашей производительности приходится на время между 9:00 и 11:00. Чем позже вы проведете совещание, тем менее будете способны к принятию решений и критической оценке (4).
По мнению Эрили, на успешности конференц-звонка может отразиться даже день недели. Оптимальным для совещаний оказался вторник (5) — это только начало недели, и есть время на реализацию принятых в ходе звонка решений. После выходных ваша команда еще достаточно свежа и не настолько утомлена, как это бывает в последние дни рабочей недели.
Огласите повестку дня
Это может звучать странно, но лучший способ удержать внимание участников звонка — заблаговременно сообщить о теме конференции и убедиться, что информация передана всем приглашенным. «Чем больше подробностей вы сообщите о теме будущего разговора, его причине и составе приглашенных, тем меньше участники витают в облаках», — поясняет Крис Огл, менеджер по бизнес-развитию компании Flow Digital, которая регулярно проводит конференц-звонки для обсуждения интернет-стратегий.
С этим согласен Эндрю Диппер, контент-директор и глава поискового маркетинга компании Anderson Frank, занимающейся подбором персонала в сфере технологий (6). Он добавляет, что участники должны знать заранее, как присоединиться к конференц-звонку, что будет обсуждаться и что от них ожидается. Если для звонка назначен стенографист, укажите, кто это и в чем заключается его задача во время и после конференции. Организация звонка в последний момент обычно превращается в катастрофу, так как ни у кого нет времени подготовиться и участникам приходится жертвовать важными делами.
Познакомьтесь друг с другом
Участники конференц-связи могут находиться в разных уголках земного шара, но знакомство друг с другом до звонка сгладит неловкость. Журналист Бутч Уорд поделился в своем блоге (7) мыслями о тайм-менеджменте команды репортеров, работающих удаленно. Он пишет, что всегда старается встретиться с членами своей команды лично когда это возможно, несмотря на длительные переезды и перелеты.
Если это нереально, нужно пытаться больше узнать о собеседниках во время звонка. Уорд отмечает, что когда каждый человек обозначает свое присутствие в начале звонка, это позволяет понять, кто сидит за виртуальным столом для совещаний. Составьте чеклист участников конференции, чтобы можно было услышать каждого.
Кит Феррацци, исполнительный директор консалтинговой фирмы Ferrazzi Greenlight (8) полагает, что в начале каждого звонка организаторы должны выделить пять минут на то, чтобы «каждый по очереди вкратце рассказал, как у него дела — в личном или профессиональном плане». Это отлично разбивает лед между участниками.
Не будьте весельчаком
Приберегите шутки и подтрунивание для отдыха в баре после работы. Смеяться тоже не рекомендуется. Росс МакКаммон (9), редактор статей журнала GQ, отмечает, что во время конференц-звонка ведет себя гораздо серьезнее, чем вел бы при личном общении. При конференц-звонке, когда визуальные эмоциональные намеки и язык тела прочитать невозможно, юмор может обернуться против вас.
Алисса Бэнтл, глобальный менеджер по образованию в компании Crown World Mobility, обучает сотрудников преодолевать культурные различия при работе в международных командах. Она говорит, что юмор во время конференц-звонка можно использовать для объединения людей, но с особой осторожностью. Ирония, игра слов и подтрунивание располагают к себе, но кому-то их будет сложно понять, а кто-то может и обидеться.
Конференц-звонки могут стать прекрасным способом взаимодействия с удаленными командами, а могут оказаться самой большой угрозой для продуктивности.
Лучше меньше, да лучше
Старайтесь делать конференц-звонки максимально короткими и лаконичными. Не тратьте свое и чужое время, от этого никто не выиграет. Как утверждает специалист по продуктивности Лора Стэк (10),
45 минут — оптимальное время для проведения любого совещания. Если вам нужно провести более длительное совещание, разделите его на 45-минутные интервалы с крупным перерывом.
Огл соглашается и предупреждает, что избыток переменных вызывает путаницу во время конференц-звонка: «Под переменными я подразумеваю число устройств на линии, количество участников и задач, которые можно решить только посредством конференц-звонка. Не стоит проводить совещание с 12, 20, 50 людьми на одной линии, даже если это возможно».
Когда необходимо принимать важные решения, количество участников звонка лучше ограничить. Организуя крупные групповые совещания, полезно помнить об экспериментах Аша (11), особенно если в вашей команде много молодых сотрудников. Эксперименты, проведенные Соломоном Ашем в 1950-х годах, показали, что конформизм членов группы растет пропорционально числу людей. Но отличия не слишком заметны, когда число участников группы достигает пяти-шести человек.
Уровень конформизма повышается, когда другие участники группы имеют более высокий социальный статус. Когда одни участники группы считают других участников более влиятельными, могущественными или опытными людьми, они с большей вероятностью согласятся с мнением группы.
Учитывайте культурную разницу
Культурные особенности, а также такие речевые факторы, как акцент и различия в уровне владения языком, могут затруднить организацию конференц-связи. Бэнтл отмечает, что в первую очередь непонимание возникает, когда несколько людей начинают говорить одновременно. Но причина недопонимания кроется в более глубоких аспектах — в социокультурных различиях способов общения и взаимодействия. Если не пытаться разобраться в этих различиях, возникают действительно серьезные проблемы.
Бэнгл приводит пример взаимодействия команды из Великобритании с коллегами из Японии. Японским сотрудникам сложно уловить суть разговора с быстроговорящими британскими коллегами, которые, в свою очередь, чувствуют необходимость занимать как можно больше эфирного пространства. Японские культурные нормы вынуждают тактично дожидаться своей очереди высказаться, а она так и не приходит. В результате кажется, что сказать японцам нечего.
Во избежание этого Бэнтл советует организаторам звонка предпринять следующие действия. Во-первых, для преодоления языковых барьеров, организуйте очередь говорящих и не допускайте, чтобы их перебивали. Если вы организатор конференц-связи, сразу обозначьте, кто за кем говорит. Затем поясните и подтвердите сказанное. Переспрашивайте, правильно ли вы услышали информацию, просите других участников повторить сложные мысли и фразы. И наконец, спросите, все ли участники звонка поняли сказанное. Если нет, действуйте по ситуации. Сделайте так, чтобы все участники почувствовали себя услышанными и не повторялись.
Используйте видеосвязь
Благодаря социальным сетям видео стало особенно популярным способом коммуникации, но далеко не все компании используют возможности видеосвязи в полной мере. Согласно новому исследованию Уэйнхауса (12), 74% сотрудников, пользующихся веб-камерами во время совещаний, хотели бы видеть реакцию коллег на свои идеи. Почти 70% опрошенных считают, что видео сплачивает участников диалога.
В 2017 году специалисты Forbes Insights провели опрос среди 333 исполнительных директоров (13). 62% респондентов ответили, что по сравнению с аудиоконференцией видеосвязь существенно повышает качество коммуникации. 73% сотрудников быстрорастущих компаний согласились с этим утверждением. Кроме того, 50% опрошенных считают, что во время видеоконференции также улучшается взаимопонимание.
Однако Огл не советует полностью переходить на видеосвязь: «По возможности старайтесь совмещать общение по веб-камере с телефонными звонками. Не стоит недооценивать значение зрительного контакта, но не факт, что интернет-подключение вашего собеседника будет работать идеально, поэтому общение может прерываться. Телефонные линии намного более надежны, постарайтесь использовать оба инструмента связи в равной степени».
Мэтью Дженкин — американский журналист-фрилансер, бывший редактор Guardian Careers и веб-сайта сообщества газеты The Guardian для тех, кто ищет работу или хотел бы сменить профессию.
Источники:
(1) https://hbr.org/2014/08/what-people-are-really-doing-when-theyre-on-a-conference-call
(2) https://www.iwgplc.com/WorkspaceRevolution/Trends
(3) https://www.reddit.com/r/IAmA/comments/2lmp1k/im_dan_ariely_duke_professor_of_behavioral/
(4) https://tigerprints.clemson.edu/cgi/viewcontent.cgi?referer=https://www.google.ie/&httpsredir=1&article=1154&context=all_dissertations
(5) https://www.inc.com/news/articles/2010/06/best-time-for-meetings.html
(6) http://www.andersonfrank.com/
(7) https://www.poynter.org/news/managing-telephone-10-ideas-better-conference-call
(8) https://hbr.org/2012/05/the-right-way-to-run-a-virtual/
(9) https://www.entrepreneur.com/article/243382
(10) https://theproductivitypro.com/blog/2013/05/the-sweet-spot-how-and-when-to-schedule-productive-meetings/
(11) https://www.gwern.net/docs/psychology/1952-asch.pdf
(12) https://hbr.org/2015/01/4-ways-to-make-conference-calls-less-terrible
(13) https://www.forbes.com/forbes-insights/our-work/the-connected-culture
