Чтобы научиться эффективному тайм-менеджменту, определите свои сильные стороны. Кто вы? Герой-спасатель или тусовщик? А может, вы рабочая лошадка, безотказный работник или перфекционист? Разобраться в этой теме нам поможет Мэтью Дженкин.
Существует множество продуктов и услуг, помогающих нам эффективнее справляться с рабочей нагрузкой и повышать производительность труда. Это и специальные курсы, и мобильные приложения, и различные ресурсы. Кто-то из ваших коллег быстро переделывает весь объем работы, мастерски жонглируя задачами, а затем спокойно уходит домой в положенное время, в то время как вы к концу рабочего дня не сделали и половины того, что требовалось? Все потому, что тайм-менеджмент лишь опосредованно связан с количеством рабочих часов. Главную роль здесь играют свойства вашей личности.
Работодатели уже давно подозревают, что к каждому сотруднику нужно подбирать индивидуальный подход. Для этого компании используют личностные тесты, например тест Майерс-Бриггс, определяющий типы личности. Этот тест приобрел популярность благодаря его простоте. В нем 93 вопроса, при составлении которых создатели теста опирались на работы Карла Юнга. По итогам теста вы сможете разделить сотрудников на 16 типов. Каждый тип в разных пропорциях сочетает в себе такие качества, как интровертность, экстравертность, склонность к обдумыванию, восприятие через эмоции, восприятие посредством органов чувств и склонность к критическому анализу.
Консультант в области менеджмента и эксперт-бихиовирист Беверли Флаксингтон утверждает, что успех тайм-менеджмента зависит от того, учтены ли индивидуальные особенности сотрудника.
«Однажды я наняла человека, который должен был сделать мое рабочее пространство более аккуратным. Я надеялась, это повысит мою производительность. Он разложил все мои вещи по коробкам и куда-то их спрятал, — вспоминает Флаксингтон. — А я человек, запоминающий информацию зрительно. Мне важно, чтобы все было под рукой и перед глазами. Поэтому работа практически встала. Тогда-то я и поняла, что тайм-менеджемент должен учитывать индивидуальные особенности».
Давайте внимательнее рассмотрим пять наиболее распространенных типов личности и узнаем, как эффективнее распоряжаться временем каждому из них.
1. Герои-спасатели
Словно Супермен или Чудо-женщина, такой человек кинется в горящее здание спасать людей, не дожидаясь пожарных. Дайте герою список невыполнимых задач — все они до единой будут готовы в мгновение ока. Однако, по мнению Флаксингтон, из-за стремления переделать как можно больше дел такие люди упускают важные детали.
Эффективный подход к тайм-менеджменту. Сьюзи Робертс, старший консультант и основатель агентства по развитию персонала Hunter Roberts, считает, что этому типу людей очень важен результат. Поэтому, решая срочные или важные задачи, они часто действуют опрометчиво(2). Робертс советует таким сотрудникам выделять некоторое время на обдумывание стратегии, а не приступать к выполнению задачи немедленно.
С этим согласен и Стивен Кови, автор книги «Семь навыков высокоэффективных людей»(3). Он также предлагает распределять поступающие задачи по четырем категориям: важные, не важные, срочные, не срочные.
2. Тусовщики
На корпоративе без них никуда. Но если подсчитать, сколько времени они тратят на пустую болтовню, задаешься вопросом, приносят ли они хоть какую-то пользу организации. Такие люди энергичны, дружелюбны, общительны и веселы, но за рабочий день они не только не закончат, но даже не приступят к выполнению многих порученных им задач. Как утверждает Робертс, тусовщики склонны хвастаться своими достижениями, что создает обманчивое впечатление: на самом деле они куда менее эффективны, чем может показаться.
Поведение «тусовщиков» Флаксингтон описывает так: «Они всякий раз с удивлением обнаруживают, что срок выполнения задачи прошел. Им казалось, что сегодня они выполнят 15 задач, но вместо этого они все время разговаривали и развлекались, не заметив окончания рабочего дня».
Эффективный подход к тайм-менеджменту. Таким сотрудникам необходимо придерживаться стратегии работы. Флаксингтон советует делить большой объем работы на мелкие задачи, для каждой из них делать отметки в календаре и настраивать напоминания. Единый календарь позволит легко и быстро планировать как рабочие, так и личные дела, благодаря чему снизится необходимость переносить встречи и решение задач.
Почтовый ящик также важно привести в порядок. Как показывает исследование, проведенное Глобальным институтом МакКинзи (McKinsey Global Institute) в 2012 году(4), на чтение и написание электронных писем сотрудник тратит в среднем четверть своего рабочего времени. Выяснилось, что работа с электронной почтой стоит на втором месте в списке занятий, на которые уходит больше всего времени (на первом месте оказалось «выполнение прямых должностных обязанностей»).
Зак Хэнлон, специалист по продажам и маркетингу, в своей статье для Fast Company(5) считает, что почту не следует сортировать по теме письма. Вместо этого нужно устанавливать срок выполнения задач, о которых идет речь в каждом письме. Он предлагает отказаться от восприятия писем как списка дел, создать пять папок и распределять по ним письма. Например, в первую папку помещать самые срочные и важные задачи, а в последнюю — наименее срочные.
3. Рабочая лошадка
Терпение и труд все перетрут — так рассуждают «рабочие лошадки». С терпением у них, действительно, все в порядке: они тщательно обдумывают каждую задачу, внимательно и методично подходят к их решению. Как утверждает Робертс, такие сотрудники способны эффективно планировать свою работу и правильно расставлять приоритеты, однако порой они излишне дотошны, а некоторых членов коллектива может раздражать их пассивность. «Рабочие лошадки» настолько преданны своей работе, что просто не допускают других к ее выполнению.
Эффективный подход к тайм-менеджменту. «Они в принципе неспособны делегировать задачи и доверять кому-либо выполнение своей работы, — поясняет Флаксингтон. — Если вы относитесь к этому типу сотрудников, я бы посоветовала вам поступить так: взгляните на список задач, которые нужно сегодня выполнить, и выберите три наиболее важные, требующие вашего внимания. Определите, какую работу следует выполнить именно вам, а какие задачи можно делегировать».
Неспособность делегировать задачи — распространенная проблема. Исследование(6) 2007 года выявило, что почти половина из 332 компаний, принявших участие в опросе, были обеспокоены этой проблемой: они считали, что их сотрудники не умеют эффективно поручать работу другим. Джейсон ДеМерс, основатель и генеральный директор фирмы AudienceBloom, занимающейся контент-маркетингом, в своей статье для издания Inc(7) составил список рекомендаций для руководителей, которые испытывают трудности с делегированием. ДеМерс дал советы по расстановке приоритетов и предложил поручать работу сотруднику, обладающему наиболее подходящей квалификацией, а не тому, кто в настоящий момент наименее загружен.
4. Безотказный работник
Эти эффективные командные игроки сделают все, чтобы поддержать своих коллег и помочь им. Такие сотрудники, конечно, не оставят вас в беде, но есть одно но: они неохотно отстаивают свою позицию и могут взвалить на себя непосильную задачу. По мнению Робертса, безотказные работники подолгу засиживаются на работе и часто не укладываются в сроки.
Эффективный подход к тайм-менеджменту. Психотерапевт и инструктор по персональному росту Хильда Бурке(8) считает, что таким сотрудникам важно научиться говорить «нет». «Изменить подобные установки непросто, но вполне реально, — рассказывает Бурке. — Если вам тяжело отстаивать свою позицию, и вы чувствуете, что не справляетесь с объемом работы, выделяйте время на отдых».
Звучит как нечто само собой разумеющееся, однако исследования подтвердили: если сотрудник делает регулярные перерывы, его продуктивность возрастает. По данным приложения DeskTime, подсчитывающего, сколько времени сотрудники проводят за компьютером, идеальная продолжительность перерыва —17 минут. В 1999 году лаборатория исследования эргономики Корнеллского университета внедрила программу, напоминающую сотрудникам делать короткие перерывы.
По итогам эксперимента(9) было определено, что «работа сотрудников, получающих оповещения [о необходимости сделать перерыв], оказалась выполнена на 13% точнее работы их коллег, которым такие уведомления не приходили». Этот простой, но эффективный метод был использован во многих приложениях: от Marinara Timer(10) до PomoDone(11).
5. Перфекционист
Такие работники дольше всех сидят над выполнением задачи, для них в приоритете не количество, а качество. Флаксингтон поясняет, что для перфекционистов крайне важны точность и корректность, из-за чего у них могут возникать авралы. Когда перфекционисту необходимо выполнить большое количество задач, он испытывает трудности. Такой человек чувствует сильный стресс, когда его торопят или оказывают на него давление.
Эффективный подход к тайм-менеджменту. Снежный ком из невыполненных задач — ночной кошмар перфекциониста. От плохо организованного почтового ящика с массой непрочитанных писем ему становится не по себе. С этой проблемой необходимо совладать как можно скорее, ведь по некоторым прогнозам трафик электронной почты будет только увеличиваться — на 4% ежегодно(12). К счастью, есть несколько способов взять почтовый ящик под контроль.
Один из них называется «ноль входящих». Как видно из названия, он позволит вам снизить количество непрочитанных писем. Это трудоемкая задача. Изобретатель Мерлин Мэнн утверждает(13), что есть пять вариантов действий при получении нового сообщения: удалить, делегировать, ответить, отложить или выполнить задачу, о которой идет речь в письме. Таким образом, ваш почтовый ящик фактически превратится в список дел, предполагающий расстановку приоритетов и эффективное построение рабочих процессов.
Мэтью Дженкин — британский журналист-фрилансер и бывший редактор Guardian Careers, веб-сайта газеты The Guardian для тех, кто находится в поиске работы или хочет сменить профессию.
Источники:
(1) https://www.myersbriggs.org/my-mbti-personality-type/mbti-basics/
(2) http://www.hunterroberts.com/
(3) http://www.amazon.com/The-Habits-Highly-Effective-People/dp/1455892823
(4) http://www.mckinsey.com/insights/high_tech_telecoms_internet/the_social_economy
(5) https://www.fastcompany.com/3067012/the-only-five-email-folders-your-inbox-will-ever-need
(6) http://www.i4cp.com/news/2007/06/26/you-want-it-when
(7) https://www.inc.com/jayson-demers/7-strategies-to-delegate-better-and-get-more-done.html
(8) https://www.theguardian.com/careers/2017/feb/28/overwhelmed-at-work-six-tips-on-how-to-beat-stress
(9) http://www.news.cornell.edu/releases/Sept99/computer.breaks.ssl.html
(10) http://www.marinaratimer.com/
(11) https://pomodoneapp.com/
(12) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/06/Email-Market-2017-2021-Executive-Summary.pdf
(13) https://www.youtube.com/watch?v=z9UjeTMb3Yk
